在日常的合同和協議簽署工作中，手動逐一添加聯系人并發送簽署請求是一項耗時且容易出錯的任務。無論是處理員工入職文件、供應商合同還是客戶服務協議，當面對數十甚至上百份待簽署文檔時，效率的提升變得至關重要。幸運的是，領先的電子簽名解決方案提供商Docusign 提供了強大的批量處理功能，允許用戶一次性導入大量聯系人信息并高效地發起簽署流程。掌握這一技巧，能夠將行政或業務人員從重復性勞動中解放出來，顯著縮短業務周期。

準備工作：聯系人數據的整理與格式化

成功進行批量操作的第一步是準備一份格式正確的聯系人列表。這是整個流程的基石，數據質量直接決定了導入的成功率和后續流程的順暢度。您需要準備一個CSV（逗號分隔值）文件或Excel文件。文件中應至少包含以下核心列：收件人全名（Name）、電子郵件地址（Email）。為了流程的精細化管理，強烈建議添加更多字段，例如收件人角色（如“簽署人1”、“審批人”、“抄送人”）、簽署順序（如果涉及多人順序簽署）以及自定義消息等。

在整理數據時，務必確保電子郵件地址的準確性和格式有效性，避免因地址錯誤導致發送失敗。姓名欄也應盡量清晰完整，以便在文檔中正確顯示。建議在正式導入Docusign 之前，先用少量測試數據進行演練，確保文件格式完全符合系統要求。一個結構清晰、數據準確的聯系人列表，是后續所有自動化操作順利進行的前提。

核心操作：在Docusign中執行批量導入

準備好數據文件后，即可登錄您的Docusign 賬戶開始操作。像往常一樣創建或上傳需要簽署的文檔。在設置簽署環節時，您將看到添加簽署人的選項。不要選擇手動添加單個簽署人，而是尋找“批量發送”或“使用CSV添加收件人”之類的功能入口（具體名稱可能因界面更新略有不同，通常在“更多選項”或高級設置中）。

點擊該功能后，系統會引導您上傳之前準備好的CSV或Excel文件。Docusign 的上傳界面通常非常直觀，它會自動識別文件中的列標題，并讓您將文件中的每一列映射到Docusign的相應字段（如“電子郵件地址映射到‘Email’字段”）。完成映射后，系統會預覽聯系人列表，請仔細核對，確認所有收件人信息無誤。這一步是控制質量的關鍵，確保批量操作不會放大單個數據錯誤。確認無誤后，即可將這批聯系人一次性導入到當前的信封（Envelope，即包含待簽署文檔的任務包）中。您會看到所有收件人按照文件中的設定，被分配了相應的角色和簽署順序。

流程定制與發送前檢查

導入聯系人后，批量操作的效率優勢已經顯現，但工作尚未結束。接下來需要對整個簽署流程進行定制和終檢查。您可以統一為所有收件人設置簽署截止日期、添加提醒通知頻率，甚至可以插入統一的個性化郵件主題和內容，在內容中引用公司名稱或項目代號以提升專業性。

更重要的是，需要為每個收件人分配其在文檔上的簽署字段（如簽名處、日期處、初始處等）。在批量模式下，Docusign 提供了高效的方式來完成這一步。您可以為某個收件人角色（客戶”）設置好簽名、日期等字段的模板位置，然后利用“應用到所有”或類似的復制功能，快速將這些字段位置復制給列表中所有同一角色的收件人。這避免了為成百上千個簽署位置進行手動拖拽的噩夢。

在終點擊“發送”之前，務必利用預覽功能，抽查幾個不同收件人的視角，確保他們看到的文檔正確，且所有必需字段都已就位。再次核對收件人列表，防止誤發或漏發。這個檢查環節雖然只需幾分鐘，卻能避免因流程設置錯誤而導致的后續混亂和溝通成本。

發送后管理與狀態跟蹤

批量信封發送成功后，管理工作進入跟蹤階段。在Docusign 的管理控制臺，您可以清晰地看到一個總信封下包含了所有子收件人的狀態。系統提供了強大的篩選和排序功能，您可以輕松查看哪些人已簽署、哪些人待處理、哪些郵件可能被退回。對于未完成的簽署，您可以方便地再次發送提醒，或者根據需要替換個別收件人的聯系信息。

所有簽署活動的完整審計跟蹤都會被自動記錄，包括發送時間、查看時間、簽署時間以及收件人的IP地址等信息